Jeder kennt diese Zeiten, in denen uns die Arbeit überflutet und wir nur noch funktionieren. Da bleibt wenig Energie, um strukturellere Themen anzugehen. Wenn die Auslastung immens ist, zeigt sich meist sehr klar, wie gut das Zeitmanagement in der Praxis funktioniert. Wer seinen Ordinationsalltag möglichst effizient gestaltet, setzt damit einen wichtigen Meilenstein in Hinblick auf die optimale Versorgung der Patienten. Wir haben sieben Tipps für effizienteres Zeitmanagement in Zahnarztpraxen für Sie:
- Priorisierung der Aufgaben: Ein strukturierter Arbeitstag beginnt mit einer klaren Priorisierung der anstehenden Aufgaben. Identifizieren Sie die dringlichsten Fälle und planen Sie Ihre Zeit entsprechend. Dies ermöglicht es, Notfälle adäquat zu behandeln und gleichzeitig den regulären Praxisbetrieb aufrechtzuerhalten.
- Terminmanagement am Puls der Zeit: Ein gut durchdachtes Terminmanagement ist entscheidend, um Wartezeiten zu minimieren und Patienten zufriedenzustellen. Nutzen Sie unsere modernen Softwarelösungen, um Termine effizient zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle Ressourcen optimal genutzt werden: Ob Online-Anamnese, Online-Terminvereinbarung oder Self-Checkin – viele Patienten bevorzugen es, Termine direkt und um jede Tages- oder Nachtzeit online zu vereinbaren, ohne zum Hörer greifen zu müssen. Die Online-Anamnese ermöglich es Patienten wiederum, die Fragen des Anamnesebogens bequem am Tablet oder in Ruhe zuhause zu beantworten. Auch die Nachfrage nach Self-Checkin-Terminals für Zahnarztpraxen und -kliniken ist groß. Hier melden sich die Patienten direkt vor Ort schnell und einfach mittels E-Card-Steckung selbst an. Und für Ihr Team ergibt sich eine enorme Zeitersparnis, sämtliche Prozesse verlaufen nahezu automatisiert und fehlerlos.
- Klar definierten Aufgabenbereiche: Es ist wichtig zu erkennen, dass nicht alle Aufgaben von Ihnen persönlich erledigt werden müssen. Delegieren Sie administrative Aufgaben an qualifiziertes Personal, um sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren – die patientenorientierte Zahnmedizin.
- Effektive Teamkommunikation: Eine offene und effektive Kommunikation im Team ist unerlässlich, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Besprechungen und kurze Team-Meetings können dazu beitragen, aktuelle Herausforderungen zu besprechen und Lösungsansätze zu finden.
- Fortbildungen und Schulungen: Halten Sie Ihr Team stets auf dem neuesten Stand bezüglich neuer Technologien, Behandlungsmethoden und organisatorischer Abläufe. Fortbildungen helfen nicht nur, die Qualität der Patientenversorgung zu steigern, sondern können auch die Effizienz in der Praxis erhöhen.
- Pufferzeiten einplanen: Berücksichtigen Sie unvorhersehbare Ereignisse, indem Sie Pufferzeiten in Ihrem Terminplan einplanen. Dies ermöglicht es, flexibel auf Notfälle zu reagieren, ohne den gesamten Praxisbetrieb durcheinander zu bringen.
- Unterstützung durch virtuelle Assistenten & KI: Online-Anamnese und Self-Checkin ermöglichen, dass die vom Patient unterschriebenen Anamnesebögen an Ihre Praxis übermittelt, automatisch ins Softdent-System importiert und abgelegt werden. Ordinationen mit eigenem Zahntechniklabor profitieren vom speziellen „Softdent Labor“ Modul, das die nötige Konformitätserklärung – jeder Patient muss vor dem Erhalt einer Krone über die verarbeiteten Materialien aufgeklärt werden – beinhaltet. Mittels digitaler Röntgenbildbefundung via softdent-Schnittstelle kann man heutzutage auf Knopfdruck während der Behandlungsplanung eine KI-basierte, digitale „Zweitmeinung“ – eine Visualisierung auf Knopfdruck – anbieten. Das verstärkt die Compliance der Patienten, was wiederum die Behandlung beschleunigt.
Nicht nur in stressigen Zeiten…
Ein effizientes Zeitmanagement ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Zahnarztpraxis. Durch klare Priorisierung, optimiertes Terminmanagement und die Delegation von Aufgaben können Sie nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Patienten steigern, sondern auch die Effizienz und Produktivität Ihrer Praxis maximieren. Denken Sie daran, dass ein gut organisiertes Team und kontinuierliche Fortbildungen wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Zeitmanagements sind. Wenn alle Prozesse präzise wie ein Schweizer Uhrwerk ablaufen, profitieren letztlich alle – nicht nur in stressigen Zeiten!
* Ausschließlich zum Zweck der leichteren Lesbarkeit wird auf diesem Blog das generische Maskulinum verwendet. Hiermit sprechen wir ausdrücklich alle Geschlechteridentitäten ohne wertenden Unterschied an.
