Onboarding in der Praxis: Neue Mitarbeiter optimal integrieren

Wenn Sie beim Thema „Onboarding“ erst einmal an das Einsteigen in ein Flugzeug denken, dann sind Sie damit sicher nicht der einzige Zahnarzt, dem dieser Begriff nicht geläufig ist. Was sich in größeren Unternehmen mit eigenen Personalabteilungen zum wichtigen Standardprozedere entwickelt hat, wird in kleineren Betrieben und Ordinationen oft noch zu wenig beachtet: Das Onboarding neuer Mitarbeiter. Dies ist eine Strategie mit mehreren Maßnahmen, wie neue Teammitglieder möglichst reibungslos ins Praxisteam integriert werden.

Jeder neue Mitarbeiter muss seine Rolle erst finden

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist in Ihrer Praxis von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass neue Teammitglieder effektiv und effizient in ihre neuen Rollen eingeführt werden. Ein erfolgreiches Onboarding-Programm gilt als Schlüssel zur reibungslosen Eingliederung neuer Mitarbeiter in das Praxisteam.

Dies ist heute bedeutender denn je, denn der Personalmangel spitzt sich immer mehr zu. Erste Zahnarztpraxen mussten bereits zusperren oder ihr Leistungsangebot einschränken, da kein fähiges Personal mehr zu finden war. Wenn man also eine Person gefunden hat, die gut ins Team passt und einen Dienstvertrag unterschrieben hat, sollte man auch alles tun, dass sich diese wohlfühlt. Ebenso muss der Prozess für Ihr bestehendes Team möglichst reibungslos und angenehm verlaufen, damit kein schlechtes Arbeitsklima entsteht. Denn ansonsten sind gute Mitarbeiter schneller wieder weg als einem lieb ist.

Anfangen ist nicht gleich angekommen sein

Wenn Personal fehlt und alle bereits auf Anschlag arbeiten, werden neue Mitarbeiter oft sehnsüchtig erwartet. Auch wenn die Erleichterung über die Verstärkung noch so groß ist, sollte man die „Neuen“ anfangs keinesfalls überfordern. Je nach Aufgabengebiet und Persönlichkeitstyp wird sich der neue Mitarbeiter mehr oder weniger engagiert, offen und proaktiv ins Team einbringen.

Ob sie sich wohl fühlen und auch nach der Probezeit in Ihrer Praxis bleiben werden, liegt am Onboarding-Prozess. Die ersten Wochen sind eine Testphase sowohl für Sie als Arbeitgeber, der sich die Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters in der Praxis ansieht, als auch für den Arbeitnehmer, der schaut, ob das Arbeitsumfeld den eigenen Vorstellungen entspricht. Man lernt die Praxiskultur, das Arbeitsklima, die Kollegen und den Führungsstil des Zahnarztes kennen.

Da gut ausgebildete Fachkräfte oft noch weitere Jobangebote erhalten haben und immer wieder von Headhuntern abgeworben werden, ist gerade die erste Zeit eine sensible Phase. Wer sich unwohl fühlt, ist wechselwilliger – gerade in den ersten Wochen ist die Bereitschaft zur Kündigung sehr hoch. Auch sogenanntes „Ghosting“, also das einfache Nichterscheinen am Arbeitsplatz ohne ein Wort der Absage, kommt heutzutage leider immer wieder vor.

Fachliche, kulturelle und soziale Integration

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess zur fachlichen, sozialen und kulturellen Integration ist äußerst wichtig! Insgesamt rechnet man für diesen Zeitraum ein Jahr, das bedeutet: Erst nach einem Jahr ist Ihr Mitarbeiter komplett angekommen und integriert. Danach hat er sämtliche Aktivitäten Ihres Teams – vom ersten Firmenausflug über Feiern bis hin zu speziellen Behandlungen und Teambesprechungen – miterlebt und kennt die Abläufe und Gepflogenheiten. Wer sich danach wohl und sicher fühlt, kann sein volles Potenzial ausschöpfen und wird in der Regel auch nicht in eine andere Praxis wechseln.

Tipps für erfolgreiches Onboarding in der Zahnarztpraxis:

• Kontakt schon vor dem ersten Arbeitstag: Planen Sie das Onboarding sorgfältig im Voraus, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte und Ressourcen vorhanden sind. Erstellen Sie eine Checkliste oder einen Zeitplan für das Onboarding, damit alle Aspekte der Einführung abgedeckt sind. Versuchen Sie alle relevanten Dokumente und Unterlagen vorzubereiten und bereitzustellen. In dem Moment, in dem Ihr neuer Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, sollte man ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen. Es gilt, eine rasche Bindung zum Team und zur Ordinationskultur aufzubauen. Das beginnt bereits damit, ihm im Vorfeld die Berufskleidung zukommen zu lassen, so dass er am ersten Tag sichtlich Teil des Teams sein kann. Ihr neuer Mitarbeiter soll sich wirklich willkommen fühlen und sich auf die neue Herausforderung freuen können.
• Gutes Arbeitsklima beginnt bei der Begrüßung: Sorgen Sie dafür, dass der neue Mitarbeiter am ersten Tag herzlich begrüßt wird und sich willkommen fühlt. Bereiten Sie auch Ihr bestehendes Team vorab gut auf den neuen Mitarbeiter vor – sie sollten optimal informiert sind, damit keine Unsicherheiten oder Gerüchte aufkommen. Wenn bestehende Mitarbeiter nicht über Veränderungen aufgeklärt werden, entstehen manchmal Unklarheiten und sie fühlen sich in Ihrer Rolle „bedroht“ und können dem „Neuen“ keine entsprechende Sympathie vermitteln. Im Idealfall haben Sie bereits vorab eine offene Führungskultur aufgebaut, in der Sie bereits in der Findungsphase Ihr Team ins Boot holen und diese nach dem Probearbeiten Mitspracherecht haben. Führen Sie am Starttag des neuen Kollegen eine ausführliche Vorstellungsrunde durch, um sicherzustellen, dass er das gesamte Praxisteam kennenlernt. In der ersten Zeit sollte er möglichst rasch auch alle externen Ansprechpartner und Dienstleister kennenlernen.
• Gute Einschulung als Erfolgsgeheimnis: Im Idealfall verfügen Sie über ein standardisiertes Einschulungs-Prozedere – von Geräten bis hin zu Abläufen. Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter über alle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um seine Arbeit möglichst rasch selbständig durchführen zu können.
• Mentoring und Coaching machen sich bezahlt: In der Regel bewährt sich in der ersten Einarbeitungszeit die Mentoring-Methode: Ein erfahrener Mitarbeiter wird dem neuen Kollegen gezielt als Coach zur Seite gestellt. Für den bestehenden Mitarbeiter müssen Zeitressourcen freigeschaufelt werden, damit dieser auch wirklich genug Zeit hat, den „Neuen“ intensiv einzuschulen. Er ist als Ansprechpartner für alle Fragen und Anliegen für den neuen Kollegen da, damit sich dieser von Anfang an wohl fühlt.
• Feedback und offene Unternehmenskultur: Für einen neuen Mitarbeiter ist gerade in der frühen Einarbeitungszeit ehrliches Feedback von besonderer Bedeutung. Das gibt ihm die Chance, sich zu verbessern und bei Bedarf noch weitere Fähigkeiten zu erwerben. Ebenso wichtig ist es, dass er die Unternehmenskultur Ihrer Praxis kennenlernt und sich damit identifizieren kann. Ein guter Mitarbeiter muss auch wirklich ins Team passen. Nur so kann er sich weiterentwickeln und zum Erfolg Ihrer Praxis beitragen.

Fazit: Onboarding zahlt sich aus

Viele dieser Maßnahmen setzen Sie vermutlich in Ihrer Praxis bereits um. Die Kosten, Zeit und Energie, die eine Personalsuche verschlingt, sind enorm. Umso mehr lohnt es sich, sich mit den Onboarding-Prozessen in der eigenen Ordination bewusst auseinanderzusetzen und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen. Oft muss man das Rad gar nicht neu erfinden und es sind nur kleine strategische Maßnahmen, die es möglich machen, dass Mitarbeiter rascher und effektiver ins Team integriert werden und langfristig zum Erfolg in der Praxis beitragen.

* Ausschließlich zum Zweck der leichteren Lesbarkeit wird auf diesem Blog das generische Maskulinum verwendet. Hiermit sprechen wir ausdrücklich alle Geschlechteridentitäten ohne wertenden Unterschied an.